Ma come si annotano le spese di rimborso? Un software apposito permette di annotare queste spese all’interno di uno specifico documento denominato “nota spese”.

In questo articolo puoi scoprire che cos’è e quando fare una nota spese, ma anche come giustificare le spese in fattura con il software gestionale Winfatt in modo semplice e veloce, un modo perfetto per creare un documento valido e idoneo per i liberi professionisti.

Cos’è una nota spese di rimborso e quando farla 

La nota spese è un documento che presenta tutte le informazioni relative i costi sostenuti da un dipendente o un lavoratore professionista autonomo per cause non ordinarie, come ad esempio una trasferta fuori città. 

Si tratta quindi di una domanda di rimborso dei costi sostenuti, che ogni dipendente ha il diritto di richiedere e ottenere, proprio come stabiliscono i termini di contratto. Le spese non idonee ad una nota spese sono tutte quelle già accordate in precedenza e di cui è previsto un risarcimento forfettario in busta paga e/o tramite altri metodi di pagamento. 

Attraverso un software nota spese è molto semplice compilare e tenere traccia delle note spese perché permette di creare e ricevere in modo ordinato i documenti contenenti tutte le informazioni essenziali, senza il rischio di perdere fogli cartacei o file excel. 

Come compilare una nota spese di rimborso

Una nota spese deve contenere alcune informazioni obbligatorie, nonché deve rispettare la forma prevista dalla normativa vigente per essere ritenuta valida:

• Riferimenti dell’azienda a cui viene chiesto il rimborso;

• Dati anagrafici del lavoratore dipendente o autonomo;

• Tipo di collaborazione svolta;

• Data e luogo di trasferta;

• Natura delle spese ed entità;

• Annotazioni e chiarimenti. 

Assieme a queste informazioni è obbligatorio allegare alcune tipologie di documenti come le ricevute degli hotel, gli scontrini dei ristoranti e/o locali in cui si è acquistato beni alimentari e tutto ciò che giustifica la richiesta della somma totale da rimborsare.

Come giustificare le spese con Winfatt

Winfatt semplifica l'annotazione e giustificazione delle spese di rimborso e la loro documentazione da parte dei liberi professionisti, grazie alla possibilità di annotare tutte le spese anticipate direttamente sulla fattura elettronica destinata al cliente.

Un lavoratore autonomo o un libero professionista può quindi creare una normale fattura da intestare all’azienda cliente per ottenere un rimborso in fattura: all’interno del documento è necessario riportare la dicitura “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”, che permette di sottrarre la somma dalla base imponibile e di giustificare il rimborso come anticipazione della spesa.