Grandi aziende e professionisti effettuano diverse operazioni mediante il pagamento con denaro contante e, spesso, i pagamenti ricevuti e quelli effettuati sfuggono ai controlli dell’estratto conto bancario.

È importante stilare un documento che tiene in ordine i movimenti effettuati con carte di credito e denaro contante. Ci riferiamo alla prima nota, che permette di registrare i movimenti di cassa e i movimenti bancari. In questo modo è possibile verificare che il saldo della banca corrisponde al saldo della prima nota.

Avere sotto controllo le spese e l’utilizzo del denaro contante è importante per tutti i titolari di attività e anche per i professionisti, altrimenti si rischia di restare senza contanti in cassa e non capirne il motivo. La prima nota è utile anche per il commercialista, perché aiuta a controllare meglio la contabilità e, per questo motivo, generalmente la consegna della prima nota è periodica: mensile o trimestrale.

Come fare la prima nota

La prima nota cassa è un documento in formato tabella, dove ogni riga rappresenta un’operazione di entrata o di uscita.

All’interno delle righe della tabella devono essere inserite determinate informazioni, nella colonna avere o uscite se si tratta di una spesa, oppure nella colonna dare o entrate se si tratta di un’entrata. Le informazioni da inserire sono:

• Data operazione;
• Descrizione operazione;
• Importo operazione;
• Riferimento del documento fiscale (numero scontrino o fattura);
• Partite fuori cassa (tutte le operazioni che non riguardano la cassa);
• Il saldo della cassa dopo l’operazione.
  
   
  

Le operazioni in prima nota devono essere effettuate quando si incassa un corrispettivo relativo all’emissione di una ricevuta o fattura, quando si effettua il pagamento di una ricevuta o fattura d’acquisto, quando si effettua il pagamento di un bollo o affitto, quando si effettua il versamento di contanti in banca e quando si effettuano prelievi di contanti.

Di norma, per non dimenticare le operazioni effettuate, è consigliato registrare giornalmente i movimenti di denaro effettuati.

Software prima nota e strumenti utili per realizzarla

Per realizzare la prima nota, lo strumento più semplice è un blocco con una tabella prestampata, disponibile in commercio e molto facile da compilare. Tuttavia, oggi il mondo è digitale, veloce e semplificato, basta scaricare un semplice software per realizzare la prima nota cassa o una prima nota semplice.

In passato si utilizzava Excel, nel quale era possibile riportare tutte le informazioni in una griglia, aggiungere le formule per sommare le entrate e le uscite ed ottenere il saldo totale aggiornato.

Per ridurre al minimo tutti i possibili errori umani e tenere sotto controllo tutte le prime note in un unico software, è possibile scaricare il software gestionale Winfatt, che permette di realizzare molto facilmente una prima nota e tenere la contabilità aggiornata in pochi click.

Software gestionale Winfatt: come fare la prima nota

Grazie al software gestionale di magazzino Winfatt, realizzare e aggiornare la prima nota cassa è una passeggiata.

Dal menu principale, appare la sezione “Finanza”, dov’è possibile trovare la voce “Prima Nota”. In questa sezione sono ripartiti, in modo automatico, tutti i movimenti finanziari come:

• Saldo parziale e totale delle scadenze;
• Acconti presenti nei documenti;
• Funzioni della finestra Prima Nota
  
  

Il software permette di modificare o inserire i movimenti manualmente, aggiungere o modificare i conti ed è possibile disabilitare la creazione automatica dei movimenti, se non gradita.

Nella sezione Prima Nota è possibile visualizzare il periodo dei movimenti registrati, scegliere il mese da visualizzare, scegliere la tipologia di movimenti da visualizzare:

- Conto Banca
- Conto Cassa (Prima nota cassa)
- Fuori Cassa

Inoltre, con Winfatt è possibile stampare o esportare la prima nota come file di testo ed inviarla al commercialista.  Scarica gratuitamente il software gestionale qui.