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Software Gestionale
Stefania Spoltore
14/08/2018

Guida: Come gestire un magazzino

Tra le attività principali di un’impresa, la gestione del magazzino si classifica prima in classifica. 

Considerata come l’attività aziendale più importante e complessa, la gestione del magazzino raccoglie tutte le informazioni e i dati utili, per la corretta gestione dei processi aziendali

Non importa se la tua impresa è una PMI, micro azienda o una grande azienda, la gestione del magazzino è un’attività che non devi sottovalutare. 

Un magazzino mal organizzato porterà, a lungo andare, ad intaccare negativamente il tuo business. I tuoi clienti saranno le prime persone che avranno da ridire sulla tua organizzazione del magazzino, con effetti negativi alla reputazione della tua azienda.


Oggi ho deciso di realizzare una piccola guida che ti illustrerà gli step necessari per una corretta gestione del magazzino. Troverai informazioni utili sulla logistica, la sicurezza, l’organizzazione del personale e sui software di gestione.

Let’s go! 




Le basi fondamentali per una corretta gestione del magazzino si possono riassumere in tre punti:


    1. Organizzazione del personale: la corretta organizzazione del personale addetto al magazzino è fondamentale per la gestione del magazzino e per la corretta gestione delle merci in entrata e in uscita;
    2. Logistica e sicurezza: per ottimizzare i processi di gestione delle merci è necessario un’ottima organizzazione della logistica;
    3. Documentazione: i documenti di accompagnamento della merce e tutti dati di riferimento devono essere ben organizzati, per evitare errori e perdite di informazioni importanti. 


ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE


Il personale è il primo aspetto da analizzare per una buona gestione del magazzino.  Per fare ciò, ogni componente intervallano del tuo magazzino deve avere un ruolo e deve conoscere i suoi compiti. 

Determinare i compiti e i ruoli di ogni magazziniere eviterà di commettere errori irrimediabili da parte degli addetti. 

Dopo aver stabilito ciò, dovrai selezionare un responsabile di magazzino su cui gli altri magazzinieri dovranno fare riferimento.


Passiamo adesso ad analizzare quali sono i compiti di un magazziniere:


  • Ricezione merce: è addetto a ricevere la merce e verificare la documentazione accompagnatoria. Inoltre il magazziniere deve verificare che la merce sia priva di danni.
  • Stoccaggio: una volta ricevuta la merce, il magazziniere la sposta nella zona di stoccaggio dove, a seconda di criteri ben prestabiliti, organizzerà la merce. 
  • Inventario: si procede con il controllo e la redazione dell’inventario, indispensabile per il magazziniere che deve sapere con precisione la quantità e la posizione della merce all'interno del magazzino
  • Scorta: la gestione delle scorte di magazzino è possibile solo dopo aver redatto l'inventario.Il magazziniere deve stabilire e gestire le scorte di magazzino, in modo da poter stabilire quale e quanta merce acquistare.
  • Spedizioni: il magazziniere si occupa anche di coordinare le spedizioni relazionandosi quotidianamente con i corrieri. 


LOGISTICA E SICUREZZA


Per gestire correttamente il flusso di merce bisogna attenersi alle strategie messe in campo al fine di massimizzare i profitti.

Il magazziniere deve saper prevedere quanta merce può acquistare senza rischiare di tenere tante scorte in magazzino, denominate capitale immobilizzato, per un periodo di tempo troppo lungo.

Questa procedura prende il nome di tasso di rotazione, un principio che indica il tempo necessario affinché la merce abbandoni il magazzino. 


La sicurezza del magazzino comprende l’ordine e la pulizia dello stesso. 

I magazzini sono locali che accolgono numerosi oggetti e strumenti che vengono spostati giornalmente e creano sporcizia. Un magazzino in disordine può causare uno spazio ridotto e provocare incidenti sul lavoro. 


Al fine di garantire il rispetto delle norme di sicurezza, ti consiglio di tenere ben presente questi tre passaggi:


  1. Adotta un piano di sicurezza: affidati ai professionisti del settore che sono in grado di redigere un piano di sicurezza adatto al tuo magazzino e che tutti i tuoi dipendenti devono rispettare;
  2. Utilizza i dispositivi di protezione individuale: utilizza dispositivi di sicurezza individuali e stabilisci una manutenzione costante degli strumenti di lavoro all'interno del tuo magazzino. In questo modo riduci notevolmente il rischio di incidenti;
  3. Organizza un corso di sicurezza: forma tutti i tuoi magazzinieri sul piano sicurezza e crea un gruppo addetto al rispetto delle norme.


DOCUMENTAZIONE


Come ben saprai, la gestione del magazzino ha un legame stretto e indissolubile con la documentazione di accompagnamento delle merci. Ecco un elenco di documenti che riguardano la gestione del magazzino:


  • DDT (Documento di trasporto): documento obbligatorio che accompagna la merce durante le fasi di trasporto;
  • Fatturazione merce: si riferisce all'acquisto e alla vendita delle merci ed è importante ai fini delle operazioni di carico e scarico delle merci dall'inventario; 
  • Inventario: questo documento fornisce una panoramica esatta della gestione del magazzino e delle scorte, proprio per questo motivo deve essere ben compilato e aggiornato costantemente; 
  • Gestione degli ordini: un’ottima gestione degli ordini garantisce tempi di evasione accettabili dai tuoi clienti. 


AFFIDATI AI SOFTWARE GESTIONALI


Affidati ad un software gestionale per gestire in modo ottimale tutta la documentazione inerente al tuo magazzino.


I software di gestione del magazzino si basano su processi automatizzati che ti permettono di ottimizzare i tempi di gestione, velocizzando tutte le operazioni. 

Un gestionale può gestire automaticamente gli ordini in arrivo, preparare le fatture per la merce in uscita e i documenti di trasporto e attraverso i processi automatici provvederà allo scarico delle merci in uscita aggiornando l’inventario. 

Inoltre, grazie ad un sistema di notifica, può avvisare il magazziniere quando le scorte di magazzino abbiano raggiunto i limiti di scorta minimi.

Queste funzionalità rendono il software gestionale uno strumento indispensabile per la tua azienda, al fine di rendere ottima e precisa la gestione del tuo magazzino. 


Un esempio di software completo e ottimale per la tua impresa è il software gestionale Winfatt

Analizzando il software puoi notare le funzionalità principali:


  • Gestione dei documenti
  • Creazione, invio e organizzazione delle fatture elettroniche
  • Creazione e archiviazione delle schede clienti e fornitori
  • Classificazione dei prodotti attraverso schede anagrafiche
  • Consultazione dei movimenti di magazzino
  • Gestione delle scadenze
  • Organizzazione della produzione
  • Controllo della tua impresa attraverso statistiche dettagliate e aggiornate
  • Gestione degli adempimenti fiscali 
  • Gestione del personale, automezzi 

e così via..


Una serie di funzionalità che coprono tutte le fasi di gestione del magazzino, velocizzano ed ottimizzano i tempi e rendono i tuoi documenti più sicuri grazie alle funzionalità Cloud dove potrai effettuare i tuoi backup giornalieri. 

Ricorda che è consigliato effettuare il backup dei dati giornalmente, al fine di non avere sgradevoli inconvenienti con la perdita delle informazioni e documenti legati al tuo magazzino. 


Visita il sito web per scoprire di più sul gestionale Winfatt


Ti aspetto nel prossimo articolo, stay tuned!


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