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Software Gestionale
Stefania Spoltore
10/07/2019

Magazzino: come rendere efficiente il processo di evasione degli ordini


Uno dei problemi delle piccole imprese è la mancata possibilità di gestire il proprio magazzino a causa dello scarso tempo a disposizione e perché la gestione di magazzino costituisce una serie di costi non sempre sostenibili.  


Come sappiamo il magazzino è una parte interna aziendale complessa, che ha bisogno di molte operazioni per essere efficiente.
Una delle pratiche più delicate è l’evasione degli ordini, un'operazione che serve a consegnare la merce ai clienti nelle tempistiche corrette.

Vediamo insieme come rendere efficiente il processo di evasione degli ordini e quali sono alcune pratiche che possono utilizzare anche le PMI.





Evasione degli ordini: come effettuarla in modo corretto


L’evasione degli ordini è un processo che inizia dalla richiesta di un prodotto, quindi con l’invio dell’ordine da parte del cliente, e termina con la spedizione dello stesso.

Le operazioni da effettuare in questa fase di evasione degli ordini sono:

  • Ricezione dell’ordine
  • Processare l’ordine
  • Preparazione del prodotto
  • Spedizione del prodotto


Da un punto di vista economico, se queste operazioni sono effettuati correttamente e velocemente, il servizio sarà di ottima qualità e i clienti continueranno ad acquistare i vostri prodotti con la sicurezza di non avere problemi.

Le tre problematiche che si possono affrontare durante il processo di evasione sono:

  • la mancata registrazione delle operazioni
  • la difficoltà nel reperimento delle merci
  • la sostituzione dei prodotti
 
Anche solo una di queste tre problematiche rende il rapporto con i propri clienti difficile e si rischia di perderli.
Se il processo di evasione funziona male, nel corso degli anni si subisce un’importante perdita di fatturato, perché i clienti si rifiutano di avere un servizio scadente da parte dell’azienda da cui acquistano i prodotti.


Quali sono gli obiettivi da raggiungere per una corretta evasione degli ordini?


Tutte le pratiche da seguire durante il processo di evasione degli ordini devono avere determinati obiettivi di base:


  • ridurre completamente gli errori di picking
  • ottimizzare il lavoro
  • diminuire le operazioni da effettuare


Il picking è semplicemente il prelievo della merce da spedire. All’interno di una PMI le problematiche di picking sono minime, se si mettono in confronto alle problematiche delle grandi aziende, ma resta comunque una delle operazioni più delicate durante la fase di evasione degli ordini perché si entra direttamente in contatto con il prodotto e bisogna ridurre a zero gli eventuali danni che si potrebbero causare.

In un magazzino le procedure di picking possono essere manuali o automatiche. Nel caso di  una PMI con un magazzino tradizionale, ci troviamo di solito davanti a procedure manuali e dunque si applica la metodologia “merce all’uomo” dove, per l’appunto,  il prelievo avviene manualmente e i dipendenti sono più esposti ad eventuali errori.


Vedi anche come dimezzare i costi della logistica in 4 step


Perché un software sulla gestione del magazzino rende più efficiente il processo di evasione degli ordini


I software di gestione magazzino, come Winfatt, rendono più efficienti l’evasione degli ordini grazie alle loro funzionalità che permettono di tenere traccia di tutti i prodotti. Nel caso di Winfatt si tratta di un piccolo investimento che può fare la differenza.

Grazie a questo software è possibile ridurre gli errori e velocizzare il picking perché si conosce esattamente lo stato e la quantità del prodotto in magazzino.

Ad esempio se un articolo è composto da diversi elementi è possibile conoscere la quantità effettiva di tutti gli elementi che compongono un determinato prodotto da spedire, grazie alle apposite schede di “articoli composti” che vengono aggiornate automaticamente dopo la creazione e l’invio di ogni fattura o documento.


Un altro esempio di una funzionalità molto utile che velocizza sia i processi di logistica all’interno di un magazzino, sia le pratiche di evasione degli ordini, è la funzionalità del tracciamento dei prodotti perché evita di commettere errori come l’invio di un prodotto scaduto (se si trattano prodotti alimentari).


Tutte le funzionalità all’interno del software gestionale Winfatt permettono di avere un quadro sempre aggiornato sullo stato dei prodotti all’interno del vostro magazzino e riduce al minimo la possibilità di commettere errori durante il processo di evasione degli ordini.

Inizia ad effettuare dei piccoli investimenti per rendere i processi di gestione del tuo magazzino più sicuri ed efficienti.

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