Attualità
Che cos’è il mandato professionale commercialista
Nel rapporto tra un’impresa e il proprio commercialista, la fiducia è un elemento imprescindibile. Ma nel mondo professionale di oggi, dove la gestione fiscale, amministrativa e contabile si intreccia con normative sempre più complesse, la fiducia da sola non basta.
Serve chiarezza, serve trasparenza, e serve soprattutto un documento che metta nero su bianco diritti, doveri e responsabilità reciproche: il mandato professionale.
Spesso percepito come un semplice adempimento formale, il mandato professionale rappresenta invece uno strumento di tutela concreto, che permette di evitare fraintendimenti e garantire una collaborazione solida nel tempo. Non è un caso che l’Ordine dei Dottori Commercialisti ne raccomandi la sottoscrizione come buona prassi ormai indispensabile, soprattutto alla luce delle nuove modalità di lavoro digitali e delle responsabilità sempre più ampie che coinvolgono il professionista.
Cos’è il mandato professionale del commercialista
In termini giuridici, il mandato professionale è un contratto stipulato tra il commercialista e il cliente, che sia esso un’impresa, un libero professionista o un privato, e regola in modo dettagliato la natura, la durata e le condizioni della prestazione professionale.
Rientra nella categoria dei contratti di mandato prevista dal Codice Civile (articoli 1703 e seguenti), secondo cui una parte si obbliga a compiere uno o più atti giuridici nell’interesse dell’altra.
Nel contesto dello studio professionale, questo si traduce nella definizione chiara di:
Servizi offerti (ad esempio consulenza contabile, elaborazione bilanci, assistenza fiscale, dichiarazioni, revisione ecc.);
Compensi e modalità di pagamento;
Durata del rapporto e condizioni di recesso;
Responsabilità del professionista e obblighi del cliente;
Eventuali deleghe o limiti d’intervento in materia fiscale o amministrativa.
In altre parole, il mandato non è solo un documento burocratico, ma un patto di collaborazione consapevole tra chi offre un servizio professionale e chi ne beneficia.
Perché è così importante
Negli ultimi anni, la figura del commercialista è cambiata profondamente. Non si limita più alla gestione delle scadenze fiscali, ma accompagna le imprese nelle scelte strategiche, nella pianificazione finanziaria e nell’innovazione dei processi.
In questo nuovo scenario, il mandato professionale assume una funzione chiave: definire i confini dell’attività e tutelare entrambe le parti.
Da un lato, tutela il professionista da possibili contestazioni o richieste di risarcimento, specificando con precisione l’ambito delle prestazioni concordate. Dall’altro, protegge il cliente, che sa esattamente quali servizi riceverà, a quali condizioni e con quali responsabilità.
Un’indagine pubblicata da TeamSystem nel 2024 sottolinea come oltre il 70% degli studi professionali italiani abbia ormai introdotto procedure standard per la gestione dei mandati, proprio per garantire trasparenza e uniformità nella relazione con i clienti.
Mandato professionale e digitalizzazione dello studio
La gestione digitale dei mandati rappresenta uno degli aspetti più innovativi degli ultimi anni.
Grazie a software gestionali e piattaforme dedicate, come Winfatt, che consente la gestione documentale e contabile in modo integrato, oggi è possibile creare, archiviare e monitorare i mandati in modo sicuro e conforme alla normativa.
Questo approccio non solo riduce i margini di errore e le perdite di tempo, ma migliora l’efficienza dello studio, che può così concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto.
Inoltre, la digitalizzazione consente di tracciare ogni aggiornamento, conservare versioni firmate elettronicamente e integrare la gestione dei mandati con quella delle fatture, dei pagamenti e delle scadenze.
L’adozione di strumenti gestionali moderni diventa quindi un passaggio strategico per la competitività degli studi e la loro capacità di offrire un servizio realmente trasparente e orientato al cliente.
Come redigere un mandato professionale efficace
La qualità di un mandato non dipende solo dal rispetto delle norme, ma anche dalla sua chiarezza e personalizzazione. Ogni studio dovrebbe adottare un modello base, da adattare di volta in volta alle specifiche esigenze del cliente e alla natura della consulenza.
Ecco alcuni elementi essenziali che non dovrebbero mai mancare:
Identificazione delle parti: i dati completi del professionista e del cliente.
Descrizione dettagliata dell’incarico: evitare termini generici, indicando in modo preciso le attività da svolgere.
Durata del rapporto e modalità di rinnovo o cessazione.
Compensi e termini di pagamento, inclusi eventuali costi aggiuntivi.
Responsabilità professionali e limiti d’intervento.
Trattamento dei dati personali, nel rispetto del GDPR.
Gestione delle controversie, con eventuale indicazione di un foro competente.
Una redazione accurata del mandato non solo tutela il professionista, ma trasmette professionalità al cliente, rafforzando la percezione di affidabilità dello studio.
Errori da evitare nella gestione dei mandati
Molte criticità derivano da una gestione poco attenta o da una comunicazione insufficiente con il cliente.
Tra gli errori più comuni:
Utilizzare modelli generici non aggiornati alle normative vigenti;
Non definire chiaramente i limiti del mandato, generando ambiguità;
Trascurare la firma digitale o la conservazione conforme del documento;
Non prevedere procedure per aggiornare il mandato in caso di ampliamento dei servizi o variazione dei compensi.
Per evitare questi rischi, è consigliabile dotarsi di un sistema gestionale che automatizzi il processo, consenta di monitorare le scadenze e renda più fluida la comunicazione con il cliente.
Mandato professionale e rapporto fiduciario
Pur essendo un documento contrattuale, il mandato non deve essere percepito come una barriera, ma come un segno di trasparenza e correttezza.
Anzi, in molti casi, la formalizzazione del rapporto rafforza la fiducia reciproca.
Secondo una ricerca condotta da Censis in collaborazione con l’Ordine dei Commercialisti (2023), i clienti che firmano un mandato con clausole chiare e condivise mostrano un grado di soddisfazione superiore del 35% rispetto a chi opera senza un accordo formale.
Il mandato, in questo senso, diventa anche uno strumento di comunicazione, che permette di impostare fin dall’inizio un dialogo aperto e professionale sulle aspettative e sui risultati attesi.
Conclusione
Il mandato professionale non è solo un obbligo, ma una scelta di professionalità e consapevolezza. Permette di lavorare con maggiore serenità, di costruire relazioni durature e di tutelare l’immagine dello studio. E oggi, grazie alla digitalizzazione e ai software gestionali evoluti, redigere, archiviare e aggiornare un mandato diventa un processo semplice e sicuro.