Che cos’è un foglio presenze e come implementarlo 

Un foglio presenze è uno strumento digitale da utilizzare per la registrazione delle ore lavorative svolte dai dipendenti.  Questo documento traccia quando i dipendenti iniziano e finiscono la loro giornata lavorativa, incluse le pause e gli straordinari. 

Un foglio presenze ben gestito è essenziale per il calcolo delle buste paga, la gestione delle ferie e la conformità alle normative sul lavoro. Esistono diversi strumenti per la gestione delle presenze, dai semplici fogli di calcolo ai software avanzati di gestione del personale. La scelta dello strumento giusto dipende dalle dimensioni dell'azienda e dalle specifiche esigenze operative. 

Per non aumentare ulteriormente le spese della tua azienda, scegli il software gestionale Winfatt e troverai al suo interno anche un modulo dedicato alla gestione delle presenze. Ti basta selezionare dal menù principale la voce “Diario Presenze”, una funzionalità che andremo ad analizzare nel dettaglio alla fine di questo articolo. 

I vantaggi di un foglio presenze in azienda

Ecco 4 vantaggi fondamentali per le aziende che scelgono di implementare un foglio presenze:

1. Accuratezza nel calcolo delle buste paga

Uno dei principali vantaggi di un foglio presenze è la sua utilità nel calcolo accurato delle buste paga. Registrare le ore effettivamente lavorate dai dipendenti aiuta a garantire che vengano pagati correttamente per il loro tempo. Questo processo riduce il rischio di errori che potrebbero portare a controversie e insoddisfazione tra i dipendenti.

2. Gestione ottimizzata di permessi, ferie e assenze

Scegliere un foglio presenze efficace permette di monitorare facilmente le presenze e le assenze all’interno della sede di lavoro. Sapere chi è in ferie, chi è malato o chi è in permesso aiuta a pianificare meglio le risorse e garantire che ci sia sempre un numero sufficiente di personale operativo.

3.  Conformità con le normative vigenti

Le normative sul lavoro richiedono che le aziende mantengono registri accurati delle ore lavorative dei dipendenti. Un foglio presenze ben tenuto assicura che l'azienda sia conforme a queste normative, riducendo il rischio di sanzioni legali e multe.

4. Corretta analisi della produttività

I dati raccolti attraverso i fogli presenze possono essere utilizzati per analizzare la produttività dei dipendenti. Sapere quanto tempo viene speso su determinati compiti può aiutare i manager a identificare aree di miglioramento e a ottimizzare i processi lavorativi.

Il diario presenze di Winfatt: conosciamolo meglio

Grazie alla semplice ed intuitiva finestra del modulo "Diario Presenze" è possibile registrare gli orari di lavoro dei dipendenti. Questa funzionalità del software gestionale e di fatturazione elettronica Winfatt Cloud, ti permette di:

• Classificare le diverse tipologie di orari da gestire in azienda: ordinario, straordinario, ferie, malattia, permessi;

• Inserire le ore giornaliere in decimali (es. 5,5 = 5:30);

• Sommare automaticamente le ore mensili (ci pensa Winfatt a fare il calcolo);

• Ottenere un riepilogo annuale;

• Stampare le presenze mensili.

Per poter avviare il diario presenze è importante classificare i dipendenti: crea per ognuno una scheda anagrafica e spunta la voce “dipendente” come tipologia della scheda.

Conclusione

Il foglio presenze oltre ad essere un semplice strumento di organizzazione aziendale è a tutti gli effetti una componente gestionale essenziale per ottimizzare la HR in azienda. Implementare un sistema di registrazione delle presenze preciso e affidabile può portare a numerosi benefici, inclusa una maggiore trasparenza, una gestione più efficiente delle risorse e una migliorata soddisfazione dei dipendenti.